No dia 21 de Novembro de 2008 foi inaugurado o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha (AMA) que representou uma mudança na gestão da informação da autarquia.
PASSADO
Desde a fundação do Município de Albergaria-a-Velha até 2008, não existia nenhum serviço exclusivamente dedicado à gestão da informação com as devidas condições. Foram 173 anos de acumulação documental, que levaram a perdas documentais significativas, inclusive de documentos de elevado valor histórico para o município.
Encontrámos uma autarquia onde cada serviço tinha o seu método de organização e a classificação dependia de critérios baseados no senso comum de cada colaborador. Cada sector classificava à sua maneira, isto é, não havia uniformização de critérios. Não existiam instrumentos que permitissem recuperar a informação. Não existia qualquer noção do património arquivístico existente, para além do “Recenseamento dos Arquivos Locais” dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (ANTT) em 1997, ainda assim incompleto.
A documentação era sucessivamente transferida entre edifícios, o que provocou perdas documentais significativas. Os acervos encontravam-se dispersos em seis pontos: edifício dos Paços do Concelho, armazéns municipais, nos antigos edifícios da cadeia, Biblioteca, Escola Primária e Casa dos Magistrados.
Nenhum dos edifícios reunia as condições mínimas para o correcto acondicionamento da documentação. Não existia nenhum tipo de controlo no acesso. O património estava praticamente deixado ao abandono, sem condições de higiene existindo apenas por imposições legais. Não existiam recursos humanos nem financeiros afectos exclusivamente ao serviço de arquivo.
(...) o Executivo Camarário apostou na construção de um edifício que pudesse criar condições condignas à conservação e preservação da documentação. Um edifício que também disponibilizasse aos utilizadores as condições necessárias às suas pesquisas, que atraísse novos públicos e que dignificasse os seus profissionais e utentes.
A projecção do edifício teve o apoio do PARAM - Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. O resultado foi um edifício com 3 pisos: no piso térreo, o serviço de referência, hall de exposições e depósito documental; no primeiro piso, 2 gabinetes de trabalho, uma sala de leitura, uma sala de triagem e um salão polivalente. No último piso, adaptação do sótão, encontra-se o arquivo de cartazes, onde irá funcionar o serviço de digitalização.
Antes da se inaugurar o novo edifício houve a preocupação da Direcção-Geral de Arquivos em auditar todos os aspectos do funcionamento do sistema de arquivo da autarquia. Foram analisadas questões técnicas relativamente ao edifício, bem como procedimentos internos. Após verificação de conformidades a implementar, o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha (AMA) conseguiu o apoio do Arquivo Distrital de Aveiro, que se revelou fundamental para solucionar alguns dos problemas encontrados ao longo do percurso. Da parte do ADAVR foi disponibilizado apoio técnico, sugestões de métodos de trabalho e emitidos pareceres, criando a proximidade necessária à superação das necessidades. Foi o conjunto de esforços destas entidades que permitiu estruturar convenientemente o edifício e avançar com a implementação de um controlo ambiental através de um sistema de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado, centralizar os vários documentos da mesma providência e aplicar um rígido controlo no acesso aos mesmos.
Desta forma, o AMA definiu a sua missão, valores, objectivos e indicadores para o serviço e publicou o seu Regulamento Interno. Criaram-se instruções de trabalho relativos à limpeza, acondicionamento e arrumação dos documentos. Esta última solução acabou por se revelar uma mais-valia, sobretudo na fase de arranque em que não existiam colaboradores a tempo inteiro no serviço, pois permitia à maioria dos recursos humanos executar os trabalhos listados.
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PRESENTE
O novo edifício garantiu aos técnicos as condições necessárias para procederem à avaliação, selecção e classificação das grandes massas documentais existentes. Conseguiu-se recensear todas as unidades de instalação, o que permitiu a criação de instrumentos de descrição que possibilitaram a recuperação de documentos, chegando-se a redescobrir património pensado inexistente. Apesar do arquivo não ter iniciado os trabalhos de digitalização dos documentos, encontram-se descritos mais de 13.000 registos, na totalidade dos diferentes níveis de descrição.
Uma das primeiras ferramentas disponibilizadas ao público do serviço de leitura e referência foi o “Arquivo Digital”. O produto baseado numa interface Web, permite ao utilizador pesquisar documentos iconográficos de uma forma rápida, além de permitir o acesso à consulta de jornais antigos na hemeroteca digital.
Com o intuito de se intervir a montante, no fluxo da informação da autarquia, estabeleceu-se um Plano de Classificação Documental (PCD), transversal a todos os serviços. (...)
A desmaterialização documental, apesar da redução de custos e de facilitar o controlo e acesso à informação, veio trazer algumas preocupações relacionadas com a preservação do documento electrónico a médio e longo prazo. De facto, foi apresentado um documento, o Plano de Preservação Digital, que estabelecia os formatos a utilizar para os documentos textuais, iconográficos, cartográficos, documentos não-lineares e desenhos técnicos e arquitectónicos. De igual forma, teve-se em conta as questões do hardware, a monitorização e avaliação contínua dos documentos que constam no repositório digital e a integridade e autenticidade dos mesmos através da certificação por assinatura digital.
O Arquivo, tendo como missão a preservação e difusão do património arquivístico, estabelece esforços para intervir junto das entidades externas à Câmara, para sensibilizar e evitar a perca da herança do município. Desta forma, através do incentivo a doações e depósito de documentos para serem conservados em condições próprias, tratados e difundidos para o bom uso da comunidade, tem-se concretizado no crescente número de protocolos entre a Câmara e as pessoas colectivas ou singulares, permitindo, da mesma forma, aumentar a riqueza do nosso acervo e democratizar o seu acesso.
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FUTURO
O trabalho está longe de ser concluído e a plena satisfação está longe de ser atingida. Os investimentos futuros passarão pela aposta na melhoria contínua do software de gestão da informação, adicionando-lhe a componente de integração de representações e objectos digitais, não apenas na integração de imagens digitalizadas, mas também do audiovisual.
Outro aspecto será a aposta na disponibilização de conteúdos na Web, em que os utilizadores poderão consultar os registos, objectos digitais e garantir serviços à distância e num curto espaço de tempo.
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Autoria:
Sandra M. Figueiredo (sandra.figueiredo@cm-albergaria.pt)
Helder Silva (helder.silva@cm-albergaria.pt )
Adaptado do texto sobre Gestão da Informação na Administração Municipal: passado, presente e futuro - Caso Município de Albergaria-a-Velha
10-57-1-PB.pdf
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