Desde maio já não se utiliza o papel, sendo todas as requisições feitas através de um Sistema de Gestão Documental. Além da diminuição da despesa, as requisições são processadas mais rapidamente, reduz-se a possibilidade de erro e a documentação é mais facilmente localizada. No caso específico do Serviço de Obras Particulares, deixou de ser necessário requisitar alvarás ao Arquivo; estes podem agora ser consultados através da web pelos técnicos e imprimidos conforme as solicitações. Com a melhoria deste procedimento, reduziu-se o tempo de resposta, mas também o número de recursos – o que antigamente envolvia três técnicos, pode ser agora efetuado por uma única pessoa. Brevemente, a desmaterialização vai englobar os 5150 processos de vistorias e os 29 763 processos de obras, deixando de haver a necessidade de requisições por parte deste serviço municipal.
Outro marco de 2018 é a consolidação do projeto Arquivo de Portas Abertas, criado em finais do ano passado. Todos os meses, uma equipa do Arquivo Municipal vai ao Lar da Misericórdia projetar fotografias antigas do fundo Foto Gomes, recorrendo à ajuda dos utentes para identificar as pessoas nas imagens. Num ano, já foi possível identificar cerca de 500 pessoas, uma ajuda importante para o tratamento arquivístico das fotografias e posterior disponibilização ao público.
Este ano, destaca-se ainda a adesão do Arquivo Municipal ao Portal Europeu de Arquivos - sendo o primeiro, a nível nacional, a aderir com a utilização de software gratuito e open source - e a participação no Projeto de Salvaguarda dos Arquivos de Associações de Cultura, Recreio e Desporto da Região de Aveiro. Neste último caso, é de referir que o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha foi o local escolhido para a apresentação do relatório final do diagnóstico efetuado, cujos resultados servirão de base para a definição e implementação de uma estratégia conjunta no distrito de Aveiro e nas outras regiões do País. A apresentação, que contou com a participação do Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais da Região de Aveiro (GTAM-RA), teve lugar a 30 de novembro, no âmbito do 10.º aniversário do equipamento municipal.
Para Delfim Bismarck, Vice-Presidente e Vereador da Cultura, o Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha tem vindo a assumir cada vez maior destaque no panorama da arquivística a nível nacional, “sendo hoje um exemplo de boas práticas”. Salienta, também, que a utilização de um software gratuito tem feito deste arquivo o foco de interesse de diversas autarquias do país.
“É com grande satisfação que o executivo municipal constata do aumento do número de utilizadores do Arquivo Municipal, bem como da generosidade da doação de documentação diversa a que assistimos ano após ano”, acrescenta Delfim Bismarck.
Portal do Arquivo Municipal de Albergaria ultrapassa as 76 mil visualizações em dois anos
Desde o seu lançamento no primeiro semestre de 2016, o portal do Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha já registou 76 358 visualizações. Comparando a evolução de 2017 para 2018, as visualizações duplicaram, de 13 184 para 27 174, tendo também havido uma subida significativa no número de novos utilizadores – mais 46 por cento.
O portal do Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha é um espaço onde o utilizador tem acesso imediato à lista de fundos arquivísticos disponíveis, podendo visualizar fotografias, fontes genealógicas e outros documentos históricos no conforto das suas casas. O site fornece também ferramentas de pesquisa que vão para além dos arquivos tradicionais, já que os seus mecanismos também localizam as palavras e frases que estão dentro dos documentos, o que permite, por exemplo, encontrar rapidamente notícias dos jornais antigos do Município.
C.M.A.-A-V. (ADAPTADO), 14/12/2018
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